緊急性と重要性の違い|本当に大切なことに時間を使っていこう~

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緊急性と重要性2

タイムマネジメントの話になると、よく「緊急性と重要性は違い」という話になって、xy座標を使って以下の4つの緊急性と重要性のマトリックスが出てきたりします。

第1象限→緊急性:◎、重要性:◎

第2象限→緊急性:×、重要性:◎

第3象限→緊急性:◎、重要性:×

第4象限→緊急性:×、重要性:×

先日書評した「目標達成の技術」にも書かれていますし、まだ読んでないですがあの有名な「7つの習慣」にも出てくる話なので、聞いたことある人も多いと思います。(ビジネス書によっては、上の順番がやや異なっている場合があります)

第1象限は、緊急で重要なので真っ先に取り組まないといけない最優先事項ですが、これが終わると、つい第3象限に取り掛かりがちと言われます。

しかし、本当に大事なことは第2象限であり、第3象限よりも優先させるべきと言われています。つまり、順番としては

◎第1象限→第2象限→第3象限→第4象限

×第1象限→第3象限→第2象限→第4象限

と、1,2,3,4の順番でこなしていくのが良いとされており、最も有効な時間の使い方は第2象限の時間を多く作ることと言われています。

つまり、第1象限にある事項を減らして、第3、第4に移行していけば、第2象限に多くの時間が割けるということになります。それでは、そもそも第1象限~第4象限には、具体的にどんなものがあるのか、考えてみました。

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〇第1象限

■トラブル対応

重要で、緊急と言えば、何といってもこれでしょう。営業の方であれば、お客さんに困った事態が発生したり、クレーム対応に追われたり。工場や発電所に勤務している当直員であれば、設備の不具合の対応、医者であれば、命に関わる急患や容体急変した人に対する対応です。起きてしまったら、何が何でも速やかに対応しなければいけません。

■命に関わる事態

私生活に置き換えれば、命に関わるような災害、事故、病気です。このような事態に遭ったり、目撃すれば、その対応に追われることになります。

■締切が近いタスク

締切が近い仕事はどうしても優先させなくてはいけません。また、締切に追われる作家や脚本家も、この第1象限に追われている感じです。

■会社の仕事時間

将来独立や転職を目指して副業している人にとっては、会社の仕事時間そのものが第1象限になります。将来的に今の会社にいないことを望んでいるのですから、独立に必要なスキルを磨くこと以外に、会社の仕事には第2象限はありません。

転職できるスキルを身につけたり、副業での収入を確立させれば、この会社の仕事時間は一気に第4象限、つまりただの時間の無駄に移行できますから、会社を辞めることができます。

このように、第1象限に追われてばかりでは、長期的に成果は出せないし、スキルも伸ばせない。そればかりか少し息苦しさを感じるようなことがかなり多いです。この領域が増えないように対策するのが、第2象限と言えそうです。

〇第2象限

■自己開発

先を見通して、自分に投資すること。わかりやすい例が資格取得や自己啓発分野のセミナーに参加することです。資格取得や自己啓発と言うと、即効性を求めたくなるときもありますが、実績を積み重ねていかないと、学んだことは活かせないので、長期的なスパンで参加していく必要があると思います。

■蓄財・金融知識・節税

日頃から貯蓄したり投資したり、将来必要となるお金を作っていくことです。金融商品の投資は、将来必要になるお金を貯めていく行為です。出口戦略が半年~1年の投資もあると言えばありますが、かなりリスクの高い案件が多いです。金融商品の投資の必要性を、このブログで多く書いていますが、これは長期的な視点で考える必要があります。ここを怠けると、あらゆることが第1象限になってしまいます。

■人間関係

職場の人間関係を良くしようと自ら働きかけたり、将来自分が目指す方向性にふさわしい人脈を作っていくことです。人間関係は急には円滑にならないので、毎日心がけていく必要があります。人間の悩みの85%は人間関係と言われますから、重要度は相当高いです。

■計画・事前対応

願望を明確化し、それを目標に落とし込み、その目標のためのタスクを実践していくことです。小説家であれば、書き始める前にプロットや登場人物を考えること、プロブロガーであれば、タイトルとキーワードを先に決めておいて、すぐに書けるネタを多くストックしておくことなんかがそれに当たります。

ビジネス全般で言えば、数年先のプロジェクトに対して、今のうちに仕込んでおくようなことも事前対応です。緊急対応ではなく、このような仕事に充てる時間が、実は一番楽しかったりします。

■趣味の時間

いくら浪費的なお金や時間の使い方を辞めろと言っても、趣味の時間まで削るのは、味気のない人間になるばかりか、将来のビジネスチャンスを逃すことになります。案外、この趣味の時間こそが、思わぬビジネスに遭遇することがあります。その良い例の一つが、趣味をエッセイにして書籍にしてしまうことです。そこまで行かなくとも、趣味に特化してブログを書いて、グーグルアドセンス等の報酬を得る方法も一般的です。お金を使うだけの趣味より、お金を生む趣味が理想なのは言うまでもありません。

■健康管理

健康を失えばすべてを失うと言われるように、健康管理も第2象限かと思います。個人的にダイエットで苦戦しているところからわかる通り、苦手なとこです。

第2象限に充てている時間は、さほどストレスもないし、楽しく取り組むことができるし、しかも最も重要なことです。成功者になるためには、ここに全時間を割くのが理想です。願望を明確にすれば、この第2象限が何か見えてくると思います。

〇第3象限

■意味のない電話とメール

仕事していれば、締切はあるけれど、あまり大事なことではない連絡も多々あります。あるタイミングでまとめて処理して、極力時間を割かない方が良いところです。個人事業主の人では、日中スマホの電源を切って、食事前に電源入れてfacebookやLINEをチェックする人もいます。どうでも良いことであれば、スルーしても構わないと思います。

■無意味な会議、突然の来客対応

組織で動く以上、これもなかなか避けにくい事態です。会社員に限った話ではなく、個人事業主でもチームを作って仕事しますから、誰にでも当てはまる難題です。脳が活性化しやすい朝の時間帯に会議をするとか、内容によっては予め議題を決めて、会議の場は確認していくだけにするとか、いろいろ工夫の余地があるところです。

その他、報告書や申請書に充てる時間、取引先が絡むが、あまり意味のない飲み会なんかもここに入ってきます。

〇第4象限

ここについては、時間の断捨離の話や、会社の飲み会についての記事で書いているので、そちらを参照してください。つまり、言うまでもなく無駄な時間です。

ただ、ついテレビを見たりyoutubeを見たりしまう行為、会社の飲み会なんかも本当に第4象限かどうか疑わしい時があります。自分の趣味として爆発できそうなことが隠されていたりするからです。

よく、自分のビジョンを定める際に、「何にお金と時間を使っていましたか」と問われることがありますが、一見無駄に過ごしていたように見えることでも、実はビジネスチャンスが隠されていることがあります。そうなれば超重要な第2象限に移行です。

本当に第4象限なのは、自分の願望にない、嫌いなこと全般を言うのかなと思っています。ストレスになること、苦手な人間関係、理想とかけ離れた実務、これは全部第4象限かもしれません。

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