朝活や夜活など、イベントを主催する人が頭を悩ませる要素の1つに、ドタキャンがあります。
しかも、ドタキャンした挙句に「すいませんでした」とか、そういう連絡もないパターンも多いと聞きます。
自分は主催するよりも、主催者に呼んでもらって講演することが多く、少人数のイベント以外はあまり主催したことがないのですが、やはり講演する側に立っても、ドタキャンする人が出てくるのは少し残念な気持ちになります。
イベントのドタキャンを防ぐにはどうするかについて、そしてドタキャンの常習者についてはどうするか、思うところを書いてきたいと思います。
■前払い制、返金なし
ドタキャンを防ぐ一番効果のある方法と思われるのが、paypalやカード払いを活用して前払い制にしたり、申し込み後の返金をなくすという手があります。
返金対応一切なし、というのが少し酷と思うのであれば、ホテルや夜行バスの申し込みみたいに、当日キャンセル返金なしにするとか、3日前は80%だけ返金しますとか、そういうふうにする手もあると思います。
個人的に思うに、one dayセミナーなど、2～3万円単位の比較的高額なセミナーには有効かと思います。当日この額を現金で持ってくる人はあまりいなさそうだし、事前に決済しておけば、受付も楽になります。
2～3時間のセミナーなど、4,000円くらいで気軽に参加できるセミナーで前払い制にするかどうかは、少し悩ましいところかもしれません。
ただ、思うにドタキャンが多いのも、こういう導入セミナーなど比較的安価なセミナーだったりする気がするので、安くても前払い制にする方が、当日の受付も楽だし、良いかもしれません。
■ドタキャンの常習者
ドタキャンする人でも事情はあるので、1回や2回のドタキャンは、さほど気分を害するほどでもないと思います。
例えば、仕事で急なトラブル対応に追われているとか、風邪ひいて熱を出してしまったとか、そういうこともあるし、事前に連絡がある場合は別に問題ないと思います。
問題なのは、以下のドタキャンです。
(1)ドタキャンしておいて、事前連絡どころか、事後連絡もなし。これを繰り返す。
(2)理由は不明だが、何回も申し込みをキャンセルしてくる。
このパターンは、もう出禁にしても良いかなと思います。明らかにマナー違反だし、そういう人にまで来てもらって参加人数を増やしたいかと言われれば、多くの人はそうではないと思います。
(2)のパターンは、おそらく、とりあえず予定は入れておくけれど、他の予定が入ったらキャンセルしようと考えている人ではないかと思います。
もともと優先順位が低いのに申し込んでくるので、主催側としてもあまり来て欲しいと思っていないと思います。
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