講演会に必要なものを準備するマニュアル【講師&主催者必須】

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講演会準備

会社内の会議や勉強会で講師をする機会だけではなく、プライベートの時間でも、何らかのサークルやJCなんかに入っていたり、異業種の集まる場に行ったりすると講演を頼まれたりすることがあります。

「おれには、みんなの前で話すようなネタなんてないよ」と思われる方もいるかもいるかもしれませんが、おそらく一種のマインドブロックの可能性があります。

僕もそう思っていました。一応一冊の本を書くほどのコンテンツは持っていましたが、特に自己啓発的な内容ではないので、テレビに出ることはあっても、講演のオファーなんて来ないだろうと思っていました。

しかし、冗談半分で「講演しようかなあ」なんてことを言っていたら、話していた相手が本当にイベントの主催者を仲介してくれて、講演が実現したことがありました。

以後、頻度は多くないですが、何回か講演をやらせてもらっています。

自己啓発でなくとも、何らかのお役立ち情報(ブログの書き方、wordpressの設定と使い方とか)でなくとも、自分の趣味を基に講演する機会は結構あります。自分以外でも、そのような人は結構多いです。

また、講演する側でなくとも、いつの間にか主催者側に立つようなこともあるかもしれません。「〇〇のセミナーで出会った△△さんに講演してほしい」と思うことは決して珍しいことではありません。

ということで、今回は主催者&講師の忘れ防止となる講演会の準備マニュアルを書いてみようと思います。

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■準備マニュアル

・ノートパソコン →講演者が準備

・プロジェクタ、スクリーン →主催者が準備

・レーザーポインタ →講演者が準備

案外パワポや動画を使わずにずっと話をする講師の方もいますが、多くの方はパワポを使うでしょうから、ほぼ必須アイテムでしょう。

ノートパソコンは講師、プロジェクタやスクリーンは主催者が会場に有無を確認するという感じになると思います。

僕の場合は、写真を多く使うタイプの講演だったので、念には念を押して、バックアップとしてパワポ資料を入れたCD-Rも用意しました。

「パソコン壊れました、パワポ出せません」というわけにはいかないコンテンツなので。

あと、常にパソコンの前に立って話すわけではなく、ちょこちょこ動き回りたいならばレーザーポインタで、遠隔操作でスライドの画面を変えられるようにしておきましょう。おそらく多くの講師の方が持っていると思います。

・ホワイトボード →主催者が準備

これも一応用意しておいたほうが便利です。たまにホワイトボードで何か書きながら説明したくなることがあります。

・CD →主催者が準備

長いセミナーの場合、ブレイク中に流す音楽を決めて用意するのも良いと思います。

・マイク →講演者、もしくは主催者が準備

会場の大きさによっては必要になることがあります。おそらく講師の方は用意している人も多いと思うので、主催者の方は確認しておくと良いと思います。

・書籍販売のブース →主催者が準備

・サイン用のペン →講演者が準備

講演する人には、本を出した人も多いでしょうから、その際は書籍販売のブースは必須となります。

販促の意味だけではなく、「ああ、この人は本書いているんだ~」と参加者に思わせることで信頼度を上げることができます。

ただ、僕の場合は講演のオファー頂いた際は本は絶版になってしまっていたので、書籍販売のブースは出せませんでした……。

・カメラ(スマホ可) →主催者が準備

講演者がNGを出さない限り、講演中、ばんばん写真取って、facebookとかにアップしましょう。タグ付けとかは参加者のプライバシーを考慮して、許可を得ましょう。(最近は動画をアップする人も多いですね)

なお、講演者は自分で写真を撮るタイミングがなかなかつかめないので、後で送ってあげると良いと思います。

・ミネラルウォーター →主催者が準備

一応準備しておきましょう。参加者にまで準備するかどうかは、ケースバイケースですね。

・入口の看板 →主催者が準備

会場側で作ってくれていることが多いですが、何か際立たせないのであれば、自分で作っちゃうという手もあります。

・横断幕 →主催者が準備

これはケースバイケース、会場の規模によりけりでしょうね。

・受付のブース →主催者が準備

・参加者リスト、お釣り、領収書 →主催者が準備

会計については、会場で払ってもらう方法もありますが、申し込み時にpaypalとかで請求して払ってもらう方法もあります。慣れると後者が楽でしょうが、これも規模とかイベントの告知の仕方によりけりなんでしょうね。

・道案内 →主催者が準備

Facebookイベント等を使って、道案内を示しておくと良いと思います。自分も含め、案外迷われる方多いです。

・アンケート →講師と主催者共同で作る

講演やイベントをやる際は、アンケートは作った方が良いです。アンケートのつくり方については、また別の記事で書く事にしたいと思います。

・名刺 →講師、主催者両方

自ら進んでガツガツ名刺交換する必要もないですが、求められたらサッと出せるようにしておきましょう。

・タイムテーブル →講師が作り、主催者取り纏め

セミナーや勉強会によりけりです。1dayセミナー以上の規模なら必要と考えます。

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【関連記事】セミナー等のアイスブレイク|ゲーム形式の自己紹介で初対面同士の緊張をほぐす

勉強会やセミナー等で、実際によく行われるアイスブレイクについて、いくつかシェアしてみました。

特に異業種の方が集まる場では初めて来た人は緊張してしまうと思うので、アイスブレイクを取り入れたり、ワークの時間を取り入れることで、緊張が解け、場の雰囲気に馴染むことができると思います。

良かったら、併せてご覧ください。

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