仕事のできる人はメールの返信時間をどう考えているのか?

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仕事中にやってくるメール。基本的に何時間以内に返せばいいか、内容にもよりますが、悩んでしまいます。(なかには、そもそも返信するべきか、しなくても良いか悩むメールもあります……)

会社勤めの人であれば、会社用パソコンのメールが連絡手段となっている人も多いでしょうが、

FacebookやLINEを仕事に使っている会社や、フリーランスの人も多いです。ヤフーメールやgmailなんかも、アプリの導入でスマホですぐに確認できちゃいます。

確認するだけならともかく、それをいちいちすぐに返信までしていたら、仕事に集中できなくなってしまいます。だからといって、ずっと放置していたら信用を失うかも知れない。

今回、仕事のできる人はメールの返信時間をどう考えているか、思うところを書いていきたいと思います。

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■後でまとめて処理

クレームとか、事故対応とか、緊急性のあるメールを除いては、多くの人はあとでまとめて処理している人が多いと思います。

なかには、仕事中スマホの電源を切って、返信どころか、メールを見ない人もいます(←職種によってはやりずらい人もいると思いますが)。

メールしてくるということの多くは、そんなに緊急性のない用事だったりします。さすがに2~3時間を争うような事態であれば電話してくるのではないかと思います。

多くは24時間以内、せめて半日以内の処理を求めている場合がほとんどではないでしょうか?

忘れてしまうのではないか、という不安等から来たメールをすぐに返信したくなることもありますが、自分の仕事に集中できなくなっては本末転倒なので、

後でまとめて一括処理するのが良いのではないかと思います。

そんなにすぐに返信したところで、相手の評価がぐんと上がることはないでしょう。期限内であれば、特に問題ないのだと思います。

■朝より午後に返信

長期出張や海外旅行とかで長いあいだ仕事を空けていた場合ならともかく、メールの返信時間は、多くの人は朝より午後を選んでいるようです。

これは朝に比べると、午後の方がクリエイティブなことを考えられなくなってしまうからだそうです。

考えながらする仕事は、脳みそがスッキリしている朝に一気に処理したいというのは、たしかに理にかなっていると思います。

一方で、午後は機械的に処理していくことに仕事を徐々にシフトする。メールの返信も、かなり機械的な作業です。

この原理から行くと、打ち合わせや事務的な手続きなんかは、午後に回していくといいんでしょうね。

文章書くとか、何か企画を考えるとか、小説の構成を考えるとか、講演会の資料を作るとか、そういうのは午前中が良いんでしょうね。

ただし、同じ文章を書くにしても、議事録とか引継書とか、何らかの記録とか、そういう書く事があらかじめ決まっていることは午後に回したほうが良いんでしょうね。

これは今の仕事にも、執筆活動にも応用できそうなので、以下に結論をまとめてみます。

・クリエイティブな作業、思考が必要な仕事は午前

・機械的にできてしまう作業は午後

■新幹線とか、移動中のメール

出張などで新幹線に乗る場合は、移動中にメール処理してしまうという手もあると思います。ただ、これは移動時間によりけりかな、と思います。

例えば東京→高崎ぐらいの移動であれば50分くらい。この時間だとクリエイティブな時間としては少し足りないと思うので、短い時間でできるメール処理を優先する。

でも、東京→博多ぐらいの移動だと、時間がたっぷりあるので、大半はクリエイティブな時間に充て、きりの良いところでメール処理に切り替える。

どちらにしろ、新幹線の中はびっくりするほど仕事がはかどることがあるので、有効に活用したいところです。

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